Piano strategico: un Comune che fa di più con meno

(Direzione Generale/Uff.stampa) - I vincoli esterni strutturali, imposti dalla riduzione delle disponibilità finanziarie, impongono al Comune una profonda ristrutturazione che può diventare, contemporaneamente, l’occasione per reinventare la risorsa Comune e generare valore pubblico per la città.Il Comune oggi, da un lato deve adeguarsi a nuovi modelli organizzativi e alla qualificazione della spesa, dall’altro deve rafforzare il suo ruolo di servizio.La proposta è quella di un Comune rinnovato internamente, che si apre all’esterno per dare un reale contributo a una fase di crescita, più vicino ai cittadini, capace di ampliare trasparenza (accessibilità, accuratezza, pertinenza dei dati pubblici) controllo (apertura a tutte le forme organizzate di azione civica) e coinvolgimento decisionale (realizzazione di azioni di informazione, dialogo e consultazio-ne).Questo è il disegno che promuove il Programma triennale della trasparenza e l’integrità, deliberato dall’amministrazione comunale lo scorso dicembre, e le forme di democrazia deliberativa che saranno previste nel processo di pianificazione strategica avviato con questo documento. La trasparenza non è solo un diritto individuale o, visto dall'altra parte, un onere per il Comune, quanto soprattutto un modo per rendere il Comune protagonista di un percorso evolutivo della città. Il nuovo modello organizzativoGli strumenti da utilizzare per questo rinnovamento sono molteplici. Innanzi tutto un nuovo modello organizzativo degli uffici, al quale si è giunti dopo un percorso che ha visto sciogliersi alcuni dei nodi fondamentali del sistema ancora non risolti, l’eliminazione delle ultime forme di precariato, l’eliminazione delle consulenze residue, il blocco del turn over e una sostanziale riduzione degli in-carichi dirigenziali e delle posizioni organizzative. Il nuovo modello è stato quindi realizzato secondo criteri di flessibilità e autonomia operativa delle singole unità, concepito per favorire il lavoro per progetti e la gestione delle risorse umane per competenze che, insieme ad una rinnovata qualità delle relazioni sindacali e ad un’operazione di totale riorganizzazione della logistica degli uffici comunali, completa il progetto di ammodernamento della macchina comunale. Lo sviluppo del modello di Comune  digitale attraverso la  dematerializzazione dei documenti e l’informatizzazione dei procedimenti amministrativi conclude il processo di rinnovamento, attraverso la condivisione delle informazione e la progressiva erogazione on line dei servizi ai cittadini e alle imprese. L’adozione del nuovo modello organizzativo e degli strumenti della pianificazione strategica, costruiti entrambi secondo criteri di flessibilità e autonomia operativa delle singole unità, tesi a favorire il lavoro per progetti e la gestione delle risorse umane per competenze, hanno segnato l’avvio di questo processo di rinnovamento. Il nuovo modello organizzativo (adottato con Delibera di Giunta n.391 del 3/09/2010, modificato dagli atti della Giunta n. 165 del 28/6/2011 e n. 429 del 29/12/2011 e n. 111 del 4/4/2012, conseguente agli atti di indirizzo del Consiglio comunale n. 395 del 13/12/2010 e n. 14 del 30/1/2012 e n. 360 del 20/06/2012, che definisce un quadro che verrà completato con il conferimento degli incarichi dirigenziali da parte del Sindaco) si è sviluppato lungo le indicazioni relative all’organizzazione degli uffici comunali contenute nelle Linee programmatiche del Sindaco, ricercando un allineamento virtuoso tra la progettazione organizzativa e il processo di pianificazione strategica. Una ricerca assistita da un percorso di check up organizzativo condotto, con la collaborazione di tutte le direzioni di settore, ispirandosi al principio della riorganizzazione di sistema e attenuando le linee di divisione orizzontale (meno separazioni tra settori) e verticale (meno gerarchie). Le linee fondamentali del nuovo modello operano un mix tra lo schema gerarchico funzionale per direzioni di settore, fondato sulla competenza per attribuzione di linee di attività omogenee e quello matriciale per progetti e linee orizzontali, secondo un modello complessivo che può essere definito come ibrido.  Il risultato prodotto sarà un Comune meno parcellizzato, più comunicativo sia all’interno che all’esterno, più integrato, che utilizza in maniera più flessibile le proprie risorse umane, caratterizzato da una esplicita intenzione di semplificazione e coordinamento delle direzioni, da realizzarsi anche tramite la loro fusione e la loro integrazione in aree di coordinamento arricchito dalla previsione di unità organizzative di tipo orizzontale e matriciale che dovrà essere accompagnato da un successivo ampio intervento di rinnovamento degli strumenti di gestione e sviluppo delle risorse umane.La sfida su cui investire è proprio il superamento degli steccati tra le varie articolazioni del Comune e la presa di coscienza che le risorse umane sono patrimonio del Comune nel suo complesso. Sarà necessario procedere alla definizione del sistema dei ruoli dell’organizzazione e del personale, con l’ottica di ampliare le deleghe operative, di favorire il lavoro per progetti e obiettivi, di responsabi-lizzare tutti i livelli alla continua ricerca dell’efficacia e della velocità d’azione, con particolare enfasi nelle aree di lavoro più direttamente connesse agli assi prioritari della pianificazione strategica.Di pari passo è stata attuata una nuova strategia di comunicazione che ha come obiettivo finale quella di garantire una corretta e piena informazione ai cittadini sui servizi, le opportunità, l’attività dell’Amministrazione Comunale, nella sua interezza: giunta, assessorati, direzione, consiglio co-munale in ogni sua composizione compresa una costante azione informativa sui lavori dell’assemblea cittadina.  E’ stato costituito un team comunicazione che ha il compito di coordinare le attività di comunicazione, di potenziare, di raccordare le varie azioni informativa. Il piano di comunicazione, la pianificazione delle attività di informazione ai cittadini e all’interno dell’Ente, è ora annuale e viene periodicamente aggiornato e verificato. La comunicazione non come elemento esclusivo di pochi, ma come prassi nell’Ente, con la costituzione di una rete di referenti che opera in ogni direzione. Incentivare la produttività Una revisione strategica del Contratto collettivo di lavoro decentrato che vada in questa direzione sarà il tema cardine da affrontare nei prossimi anni. Una revisione che si dovrà ispirare a principi di fondo improntati alla valorizzazione delle risorse umane, passando attraverso una loro migliore uti-lizzazione e il conseguente visibile riconoscimento dell’apporto individuale, anche dal punto di vista economico; allo sviluppo di un sistema premiante mirato all’assegnazione degli obiettivi, per ga-rantire integrazione, omogeneità e coerenza degli stessi con le esigenze organizzative, sviluppando  un corretto processo di valutazione delle prestazioni individuali e di gruppo; alla ricerca di una nuo-va flessibilità nella gestione delle risorse. Perché il processo di trasformazione in atto possa effica-cemente decollare sarà indispensabile perfezionare il sistema delle relazioni sindacali perché risulti sempre più improntato alla collaborazione, alla partecipazione e al coinvolgimento, utilizzando pro-priamente i modelli di relazione sindacale della contrattazione, concertazione ed informazione. Esi-stono già segnali positivi in tal senso e si sta facendo strada la convinzione che solo lavorando in-sieme, con unità di intenti, si potranno raccogliere risultati che esaltino il ruolo delle diverse parti coinvolte. Una migliore distribuzione delle risorseSi tratta ora di proseguire e rafforzare e questi segnali  attraverso il coinvolgimento convinto di tutti i dipendenti, della dirigenza, del sindacato e degli attori esterni (gli altri enti, le associazioni, ecc.) che, via via, saranno integrati. Tuttavia, per raggiungere i suoi obiettivi, il Comune non può che perseguire la strada dell’aumento della produttività dei servizi attraverso una migliore distribuzione delle risorse umane e finanziarie, individuando le aree dove le risorse sono eccedenti e quelle dove invece difettano. Questo profondo cambiamento nei criteri di valutazione della spesa e l’accresciuta produttività che ne consegue è però naturalmente raggiungibile solo con una rinnovata qualità delle relazioni sinda-cali. La qualità delle relazioni sindacali è un tema ritenuto strategico in quanto la  forte flessibilità interna a fronte della garanzia della qualità dei processi di gestione delle competenze e delle carriere dei dipendenti permette la piena realizzazione del rinnovamento della macchina comunale e pone le basi per un clima lavorativo di benessere.  Un buon esempio di questo sforzo di trasformazione che interessa tutti, dirigenti, dipendenti, organizzazioni sindacali, è dato dal rinnovamento già attuato degli strumenti gestionali nel campo economico finanziario (PEG) e in quello operativo (Programma triennale della performance, attualmente nell’agenda dei lavori del Consiglio Comunale e Piano dettagliato degli obiettivi, già adottato). Questa strategia di rinnovamento sarà integrata nelle prossime settimane, dopo gli opportuni con-fronti con le organizzazione sindacali, con altri due elementi: l’avvio del processo di analisi e valu-tazione dei carichi di lavoro, per giungere a una più efficiente utilizzazione delle risorse umane, e la sperimentazione di un sistema di automisurazione delle prestazioni individuali per sviluppare una cultura e una prassi della misurazione legata al miglioramento continuo. La nuova logisticaIn questa ottica va collocato anche il trasferimento in atto degli uffici comunali.  La nuova logistica degli uffici comunali si articolerà in quattro sedi: Palazzo Spada-Palazzo Pierfelici, Palazzina ex Fo-resteria (che sarà a breve sostituita dal ristrutturato Palazzo Carrara), Palazzina San Francesco, il nuovo Palazzo di Corso del Popolo. La riorganizzazione poterà il Comune a liberarsi degli affitti passivi, con un risparmio annuo di quasi 800 mila euro. Nella nuova struttura di Corso del popolodi troveranno posto gli sportelli dell’anagrafe e lo sportello delle imprese, la polizia municipali; i servizi di competenza statale, l'elettorale e lo sviluppo economico, l’ambiente, mobilità e trasporti e l’ufficio commercio, il patrimonio, le manutenzioni, l’ufficio sport, l'assessorato e la direzione ai lavori pubblici, la realizzazione e gestione servizi, l’assessorato all’Urbanistica, al Prg, all’Edilizia Privata, al Peep, all’Arredo Urbano, alla Toponomastica, gli sportelli dell’Urbanistica e dell’edilizia privata, gli uffici dell’Urbanistica. Nei piani interrati dell’edificio sono a disposizione 140 posti auto che consentiranno al comune di trasferire in questo edificio anche l’autoparco comunale, attualmente in affitto, con un ulteriore risparmio di risorse.A Palazzo Spada troveranno sede tutti gli organi istituzionali. A Palazzo Pierfelici le attività finan-ziarie, i tributi, le risorse umane, lo sport, l’Urp. Alla ex Foresteria, in corso Tacito, la Cultura, la scuola e il turismo. Alla Palazzina di San Francesco i servizi sociali e l’ufficio casa.La nuova logistica rappresenta quindi un ulteriore importante passo in avanti, verso una ammini-strazione comunale efficiente, che utilizza in maniera attenta le risorse pubbliche. Il Comune digitaleNell’ottica della creazione di valore pubblico il Comune, in linea con lo scenario nazionale, considera naturalmente strategica la diffusione delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione. In questi ultimi anni ha investito molto in questo settore, e intende continuare a farlo, capacità pro-gettuali e risorse umane per realizzare un Comune digitale. Decisivi sono a riguardo i temi della diffusione e reingegnerizzazione dei processi di lavoro, nonché della dematerializzazione dei documenti e procedimenti amministrativi; della partecipazione e di-stribuzione interna delle conoscenze e dell’erogazione on-line dei principali servizi a cittadini e im-prese. Temi sui quali si dovrà continuare a coinvolgere cittadini, imprese, dipendenti, dirigenti e, come ente esterno, soprattutto la Regione Umbria per il contributo che può dare all’omogeneizzazione delle scelte delle soluzioni e degli strumenti informatici fondamentali per il successo dei processi di innovazione basati sull’ICT. L’introduzione delle ICT ha avuto impatti a diversi livelli nell’organizzazione dei servizi comunali e nei rapporti dei cittadini con il sistema amministrativo locale. Si va dal livello della configurazione della struttura organizzativa dei servizi a quello dell’efficienza del modello organizzativo; da quello della produttività a quello della soddisfazione degli utenti; da quello dell’accessibilità e della trasparenza a quello della costruzione di reti ampie di collaborazione. Per finire con quello, non meno importante, della vera e propria creazione di valore su un determinato territorio. Le piazze telematiche In questi ultimi anni il Comune ha investito capacità progettuali e risorse umane per sviluppare ampi processi di introduzione delle ICT. Si tratta ora di continuare sulla strada intrapresa concentrandosi su: reingegnerizzazione dei processi; dematerializzazione dei documenti e dei procedimenti amministrativi; integrazione delle banche dati; distribuzione interna delle conoscenze; erogazione dei servizi ai cittadini e alle imprese. Fondamentale è poi il contributo delle ICT allo sviluppo dei processi di partecipazione previsti da questo documento preliminare e dal successivo Piano strategico. Il parco degli strumenti tecnologici sarà composto dai progetti già attivati e da quelli da avviare in stretta connessione con le fasi di attuazione del Piano strategico. Il tentativo sarà quello di sfruttare tutte le risorse disponibili, da quelle per l’informazione a quelle per il dialogo, per finire con quelle, più sofisticate, per la consultazione. Si cercherà dunque di sperimentare anche soluzioni ancora poco praticate nel panorama delle esperienze italiane. Si procederà con l’adeguamento continuo delle strumentazioni informatiche e dei sistemi di comu-nicazione, a cominciare dallo sviluppo della rete interna del Comune e dal miglioramento dell’accesso ai servizi da parte di cittadini e imprese. Sarà portato avanti il progetto Piazze telematiche che si inserisce in maniera ottimale nel processo di riqualificazione urbana del territorio uti-lizzando una rete di “luoghi, spazi, parchi, piazze, telematizzati”. Usare il territorio, in questo caso, significa aggiungere alle antiche funzioni di socializzazione della piazza nuove funzioni di interatti-vità a distanza, tipiche di attività telematiche, consentendo l’accesso di tutti alle autostrade informa-tiche. Le piazze telematiche completano e arricchiscono il ruolo dei luoghi di aggregazione sociale. In questi luoghi, singoli e gruppi di cittadini, utilizzando gli strumenti che la nuova tecnologia mette oggi a disposizione, attivano una comunicazione interattiva sia locale che globale. Concedendo ai cittadini una possibilità di accesso sempre più ampia si promuove socialmente il ter-ritorio con l’importante ulteriore effetto di ridurre l’entità del fenomeno del digital divide. L’introduzione di nuovi servizi interattivi on-line risponde anche all’esigenza diretta dei cittadini di accorciare le distanze con la pubblica amministrazione. Il servizio che verrà erogato, quindi, non sarà solo quello di un semplice e gratuito accesso a internet in modalità wireless dai propri computer portatili, ma anche la stabilità di un canale di comunicazione semplice per l’erogazione di servizi gratuiti tipici della pubblica amministrazione. Da questi luoghi, infatti, si potranno raggiungere e at-tivare i servizi già  funzionanti realizzati attraverso i progetti di e-government e tutti i servizi inte-rattivi che saranno via via implementati. Richiedere e ottenere certificati, richiedere concessioni, vi-sualizzare informazioni e magari esiti e stato delle proprie pratiche, cioè tutto quello che ora è rea-lizzabile quasi esclusivamente recandosi negli sportelli fisici del Comune, sarà possibile online, magari dalle Piazze Telematiche.  Sul fronte della reingegnerizzazione dei processi il Comune ha attuato con successo sin dal 2004 le indicazioni poi formalizzate nel Codice dell’amministrazione digitale, e intende sviluppare il per-corso già tracciato. Per quanto riguarda l’utilizzo della posta elettronica certificata (PEC), il Comune dispone dal 2004 di un protocollo informatico dotato anche della funzionalità di interoperabilità tramite casella di posta elettronica certificata. Sono stati analizzati tutti i procedimenti e si è avviata la prima fase della loro digitalizzazione. Si incentiverà l’uso della posta elettronica veicolando tutte le comunicazioni istituzionali su questo canale e l’uso del protocollo e della firma digitale per lo scambio della documentazione, fino a eliminare completamente la produzione di documenti cartacei. Allo stesso modo sarà sviluppato l’uso della posta elettronica certificata per tutte le comunicazioni che richiedono una ricevuta di consegna ai soggetti che hanno preventivamente dichiarato il proprio indirizzo. I vantaggi per i cittadiniLa diffusione dei processi di digitalizzazione consentirà di non chiedere più ai cittadini informazioni che sono già in possesso della pubblica amministrazione evitando che per un’unica pratica cittadini e imprese debbano rivolgersi a più uffici, migliorando inoltre l’azione di contrasto all’evasione l’efficienza del sistema dei controlli interni. L’erogazione dei servizi ai cittadini e alle imprese sarà inoltre arricchita con l’introduzione di strumenti digitali per l’attivazione di servizi e per la verifica dell’andamento delle richieste. Tutto ciò renderà possibile una maggiore efficienza della macchina amministrativa, una razionalizzazione della propria organizzazione e l’automazione dei procedimenti. Verrà cioè semplificato il dialogo fra il Comune, i cittadini e le imprese, verranno ridotti i costi di funzionamento dell’amministrazione e si avvicinerà il Comune alle esigenze e alle richieste di cittadini e imprese. Altra area di azione rilevante a questo proposito è quella della disponibilità e qualità dell’accesso alla rete internet, oramai universalmente considerato fattore abilitante dello svi-luppo economico di una comunità territoriale in ragione della riduzione del digital divide che induce. In questa direzione, un’azione concreta riguarda alcuni spazi della città che si aprono alla multi-funzionalità offrendo un servizio wireless gratuito.